Our searches

Sobre Plastic Solutions Fund

Plastic Solutions Fund (PSF) es una colaboración internacional de financiadores dedicada a abordar la crisis mundial de la contaminación por plásticos, que afecta la salud de las personas, las comunidades y los ecosistemas. PSF es un proyecto bajo el patrocinio fiscal de Rockefeller Philanthropy Advisors, Inc. (RPA), una organización 501(c)(3), que actúa como empleador para este puesto.

PSF apoya estrategias de cambio sistémico a lo largo de todo el ciclo de vida de los plásticos—desde la extracción hasta su disposición final—, centrándose en fortalecer el poder de los movimientos sociales, prevenir la producción de plásticos y cuestionar la influencia de la industria. Como socio clave del movimiento Break Free From Plastic, PSF trabaja para fortalecer el liderazgo de las organizaciones de base y apoyar cambios transformadores a nivel mundial. Durante los próximos años, PSF busca ampliar la diversidad de organizaciones de la sociedad civil y de movimientos que apoya, al tiempo que contribuye a construir poder colectivo para lograr un impacto ambiental y social duradero.

PSF está comprometido con fomentar una cultura de trabajo basada en el bienestar, la equidad, la inclusión, la justicia y la colaboración, que refleje los valores y principios que sustentan su misión y su enfoque.

Sobre el puesto

Reportando a la supervisión de la Gerencia de Programas para las Américas, la persona responsable de la Coordinación de Subvenciones trabajará con el equipo de las Américas y brindará apoyo a las organizaciones beneficiarias de toda la región. Colaborará estrechamente con el Equipo de Programas, con otros equipos de PSF (especialmente el Equipo de Operaciones) y con los equipos de los patrocinadores fiscales.

El objetivo principal de este puesto es facilitar y garantizar un proceso de otorgamiento de subvenciones sencillo, accesible y fluido para las organizaciones beneficiarias, las Gerencias de Programas y otras personas responsables de la toma de decisiones, en consonancia con los valores, principios y la visión estratégica de la organización. La persona responsable de la Coordinación de Subvenciones actuará como apoyo proactivo en la coordinación con las Gerencias de Programas de Estados Unidos, América Latina y el Caribe, anticipándose a las necesidades administrativas y logísticas y contribuyendo a reducir las cargas innecesarias en los procesos.

La Coordinación de Subvenciones desempeña un papel fundamental en el Equipo de Programas y será responsable principalmente de coordinar y optimizar el proceso de otorgamiento de subvenciones. Esto incluye organizar los procedimientos de solicitud y presentación de informes, gestionar los flujos de trabajo para la toma de decisiones y garantizar que todas las plantillas y documentos estén plenamente integrados con las herramientas organizativas y los sistemas de gestión de subvenciones de PSF, así como con los de sus patrocinadores fiscales.

La persona seleccionada se incorporará en un momento de gran impulso organizativo, lo que ofrece oportunidades para contribuir, dar forma y desarrollar nuevas iniciativas. Este puesto es especialmente adecuado para una persona proactiva y autónoma, que se sienta cómoda trabajando en contextos en los que no todo está completamente definido y que encuentre motivación en la oportunidad de ayudar a establecer nuevas formas de trabajo a medida que la organización evoluciona.

Funciones y responsabilidades

Proceso de solicitud de subvenciones y presentación de informes

• Mantener y revisar periódicamente el proceso de solicitud de subvenciones de las organizaciones beneficiarias, incluidas las plantillas de informes, las directrices para el otorgamiento de subvenciones y las orientaciones dirigidas a dichas organizaciones, en colaboración con las Gerencias de Programas;
• Establecer y mantener una comunicación abierta con las organizaciones beneficiarias, proporcionando recordatorios y respuestas oportunas y garantizando la claridad de los requisitos y plazos para la presentación de informes;
• Participar en reuniones de seguimiento y en la presentación de informes con las organizaciones beneficiarias, apoyar la toma de notas y el seguimiento posterior, y ayudar a documentar avances significativos, aprendizajes, logros o desafíos para las Gerencias de Programas.

Proceso de toma de decisiones sobre subvenciones

• Coordinar el flujo de trabajo que respalda la toma de decisiones sobre subvenciones, garantizando que las contribuciones, los materiales, las aprobaciones y las acciones de seguimiento estén completos y se gestionen dentro de los plazos establecidos;
• Apoyar la coordinación entre los equipos de Operaciones, Relaciones Externas (Outreach) y Programas para garantizar un proceso fluido de otorgamiento de subvenciones;
• Impulsar la coordinación diaria del proceso de solicitud de subvenciones, incluida la gestión del calendario y los recordatorios, el uso de las herramientas existentes para finalizar los documentos requeridos y la comunicación del estado de las solicitudes a las personas involucradas en la toma de decisiones;
• Realizar un seguimiento proactivo de las acciones pendientes, anticiparse a las necesidades y a los plazos próximos, hacer seguimiento con las partes interesadas pertinentes sin necesidad de recibir indicaciones y identificar posibles obstáculos con antelación para que las subvenciones sigan avanzando sin contratiempos;
• Responder a las consultas de las Gerencias de Programas y otras partes interesadas relacionadas con el proceso de toma de decisiones.

Herramientas, procesos y sistemas de otorgamiento de subvenciones

• Proporcionar retroalimentación para garantizar que las herramientas, los procesos y los sistemas respondan a las necesidades del Equipo de Programas y colaborar con los patrocinadores fiscales para mejorar los procesos y sistemas relacionados con el otorgamiento de subvenciones;
• Ofrecer formación inicial y apoyo sobre el uso adecuado de las herramientas, los procesos y los sistemas de gestión de subvenciones, mantenerlos actualizados y garantizar que los miembros pertinentes del equipo dispongan de información precisa.

Colaboración estratégica y enlace operativo

• Garantizar una colaboración fluida con la persona responsable de la Coordinación de Subvenciones, que brinda apoyo a las otras regiones, coordinando y armonizando procesos y prácticas entre ellas;
• Actuar como principal punto de contacto con los patrocinadores fiscales de PSF para supervisar y resolver cuestiones relacionadas con la debida diligencia, las subvenciones aprobadas y cerradas y la tramitación de pagos;
• Contribuir a iniciativas estratégicas internas, incluido el apoyo a la iniciativa de PSF para diversificar sus acuerdos de patrocinio fiscal.

Tramitación de subvenciones aprobadas

• Transferir las subvenciones aprobadas desde las herramientas internas de toma de decisiones a FLUXX u otros sistemas pertinentes y realizar un seguimiento de su avance, especialmente durante los procesos de debida diligencia y de pago;
• Identificar y resolver proactivamente los problemas que afecten la tramitación de subvenciones, manteniendo informadas a las Gerencias de Programas y a las demás partes interesadas pertinentes sobre el estado de los procesos y las acciones necesarias;
• Comunicarse con las organizaciones beneficiarias para solicitar información y resolver cuestiones relacionadas con la debida diligencia y los pagos.

Gestión y almacenamiento de información

• Supervisar la administración y el almacenamiento de la información y los informes relacionados con las subvenciones, garantizando que la información sea precisa, esté actualizada y sea fácilmente accesible a lo largo de todo el ciclo de vida de las subvenciones;
• Garantizar la coherencia e integración de la información sobre subvenciones entre las distintas herramientas y sistemas de la organización;
• Elaborar informes y realizar análisis de datos sobre los aspectos técnicos y administrativos de los procesos de otorgamiento de subvenciones, según se solicite.

Competencias y experiencia

El puesto de Coordinación de Subvenciones requiere habilidades de gestión de proyectos, una gran atención al detalle y excelentes habilidades de comunicación y de relaciones interpersonales.

Aunque las personas candidatas pueden provenir de distintos ámbitos profesionales, el perfil ideal reunirá muchas de las siguientes características y experiencias. No es necesario cumplir con todos los requisitos para ser considerado para el puesto:

• Al menos 4 años de experiencia profesional en la coordinación de proyectos complejos, procesos, subvenciones o flujos de trabajo administrativos. Se valorará especialmente la experiencia en el sector de las organizaciones sin fines de lucro y de las ONG, incluida la experiencia como beneficiaria de subvenciones. La experiencia previa en gestión de subvenciones y filantropía, así como el conocimiento de cuestiones ambientales, se considerarán ventajas, pero no serán requisitos indispensables;
• Capacidad demostrada para gestionar proyectos y subvenciones, así como para coordinar procesos organizativos, con un fuerte enfoque en la calidad y en el seguimiento riguroso de las tareas hasta su finalización;
• Excelente capacidad para trabajar de manera autónoma y colaborativa con equipos interfuncionales y personas de diversos perfiles;
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral tanto en inglés como en español. El conocimiento de portugués se considerará una ventaja;
• Gran atención al detalle, sólidas habilidades de gestión del tiempo y de organización, y capacidad para mantener una perspectiva estratégica y centrarse en el panorama general;
• Dominio de la gestión de datos, hojas de cálculo, sistemas en línea y gestión de la información, incluyendo Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Drive), Trello y otros sistemas de gestión de proyectos o de subvenciones;
• Experiencia trabajando en equipos remotos, con flexibilidad para colaborar en diferentes zonas horarias.